Parnassia Oy

Tietosuojaseloste

Ylläpidettävä asiakirja Päivitetty: 25.5.2018

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 mukainen tietosuojaseloste

Asiakastietojen käsittely Parnassia Oy:ssä

1. Rekisterin pitäjä
Parnassia Oy Y: 0878761-0 Töölönkatu 30b A, 00260 Helsinki
Puh. 010 423 5610
Sähköposti: parnassia@parnassi.fi Verkkosivusto: www.parnassia.fi

2. Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa
Susanna Rantanen, toimitusjohtaja
Puh. 010 423 5615
Sähköposti: susanna.rantanen@parnassia.fi

3. Rekisterien nimet
– Vuokraustoiminnan rekisteri – Vuokrareskontrarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Parnassia Oy:n harjoittama huoneistojen vuokraustoiminta, isännöintitoiminta ja kiinteistösijoitustoimina edellyttää henkilötietojen käsittelyä.

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen, sopimussuhteeseen, yhtiön oikeutettuun etuun, muuhun asialliseen yhteyteen tai asiakkaan antamaan suostumukseen.

Vuokraustoiminnassa kerätään henkilötietoja vuokralaisen valintaa, vuokrasopimuksen tekemistä ja vuokrasuhteen hoitamista, sekä vuokraustoiminnan ja markkinoinnin kehittämistä varten. Jos vuokrasopimuksen vakuudeksi annetaan henkilötakaus, henkilötietoja kerätään myös takaussitoumuksen tekemistä varten.

Henkilötietojen käsittely vuokraustoiminnassa perustuu sopimukseen vuokralaisen tai takaussitoumuksen antavan henkilön kanssa tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen vuokra-asuntoa hakevan henkilön pyynnöstä. Vuokra-asuntohakemuksen tai vuokraliiketilahakemuksen tekemisen yhteydessä annetut tiedot rinnastetaan sopimussuhteeseen liittyviin tietoihin. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös vuokralaisen suostumukseen.

Muun vuokralaisen kanssa samassa asunnossa asuvan henkilön, vuokralaisen mahdollisen yhteyshenkilön ja jälleenvuokralaisen osalta käsittely perustuu vuokranantajan oikeutettuun etuun.

Vuokrareskontran hoitamisessa tarvitsemme asiakkaan henkilötietoja vuokrien, käyttökorvausten, korjauslaskujen ja muiden laskujen laskutuksessa ja perinnässä sekä niihin liittyvässä palvelussa.

Vuokra-asuntojen markkinoinnin yhteydessä seuraamme myös kotisivujemme www.parnassia.fi kävijätietoja, ja käytämme niitä verkkosivuston ja markkinointimme kehittämiseen.

Asunnoissa saatetaan ottaa valokuvia tulevaa vuokraustoimintaa varten, mutta emme valokuvaa ihmisiä.
Isännöintitoiminnan, eli hallinnollisten ja teknisten isännöitsijän tehtävien yhteydessä, toimimme henkilötietojen käsittelijänä hallinnoimiemme asunto-osakeyhtiöiden lukuun. Taloyhtiöiden kanssa on sovittu käsittelystä erikseen. Tietoja tarvitaan asuinhuoneistojen, liiketilojen ja kiinteistöjen hallinnoinnin ja kunnossapidon yhteydessä ja vikailmoitusten hoitamisessa, sekä asukas- viestinnässä.

Asukkaiden henkilötietoja voidaan käyttää porraskäytävän nimitaulussa, asunnon ovissa, sauna- ja pesutupavuorolistoissa sekä näitä vastaavissa tarkoituksissa. Lisäksi huoneistokohtaisen energian ja veden kulutuksen seurannassa sekä muissa kiinteistöteknisissä mittauksissa saattaa esiintyä henkilötietoja.

5. Rekisterien tietosisältö
Vuokraustoiminnan rekisteriin ja vuokrareskontraan on tallennettu seuraavia tietoja vuokra- asunnon hakijoista, vuokralaisista, kanssavuokralaisista, yhteismaksajista, muista asumaan tulevista henkilöistä sekä liiketilan ja autopaikan vuokraajista, sekä talosaunojen ulkopuolisista käyttäjistä:
– Nimi, osoite, aiempi osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– Vuokralaisen ja takaajan henkilötunnus tai Y-tunnus, joidenkin asukkaiden osalta syntymäaika
– Sopimussuhteeseen liittyvät tiedot
– Vuokravakuustiedot
– Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
– Pankkiyhteystiedot
– Asumistukitiedot
– Luottotiedot
– Tieto mahdollisesta edunvalvojasta
– Velkajärjestelytieto
– Työssäkäynti, työsuhteen kesto ja laatu
– Opiskelupaikka ja opintojen kesto
– Asunnon tarvetta koskevat tiedot
– Muut vuokralaisen asunnon hakemisen yhteydessä luovuttamat tiedot
– Muut asiakkaan luovuttamat tiedot
– reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
– Lupatiedot ja kiellot (kuten suoramarkkinointikielto, jos tietoja käytetään
suoramarkkinointiin)
– Muut mahdolliset viranomaisilta saadut tiedot, jotka liittyvät vuokrasuhteen hoitoon

Tallennamme mahdollisten muiden asuntoon asumaan tulevien henkilöiden nimet ja syntymäajat sekä 16-vuotta täyttäneiden henkilötunnukset. Tällaisia henkilöitä ovat mm. kaikki asuntoon muuttavat henkilöt, työsuhdevuokra-asunnon asukkaat, alivuokralaiset ja jälleenvuokralaiset.

Erityisiä tai arkaluontoisia henkilötietoja käsittelemme vain, henkilö on ne itse oma- aloitteisesti ilmoittanut asukasvalinnan suorittamista tai muuta tarkoitusta varten.
Asiakkaan ja Parnassia Oy:n henkilöstön välisiä puhelinkeskusteluja, tekstiviestejä ja sähköpostiviestejä voidaan tallentaa. Voimme tallentaa myös Parnassia Oy:n henkilöstön tekemiä palvelutoimenpiteisiin liittyviä tietoja.

Lisäksi voimme tallentaa tilaajavastuulain sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain edellyttämiä tietoja.
Kansainvälisten pakotteiden kohdistumisen ja liiketoimintakiellon voimme tallentaa Parnassia Oy:n oikeutetun edun turvaamiseksi lakisääteisen velvoitteen perusteella.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Vuokraustoiminnassa henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti vuokra-asunnon hakijalta tai vuokralaiselta itseltään hakemuksessa, vuokrasopimuksen teon yhteydessä tai vuokrasuhteen aikana.

Isännöimiemme taloyhtiöiden omien tilojen käyttäjien (esim. varastotilojen ja autohallipaikkojen ja autopaikkojen vuokralaiset ja käyttäjät, saunojen ulkopuoliset käyttäjät) tiedot saamme kyseisiltä käyttäjiltä itseltään tai taloyhtiöiden asukasluetteloista.

Tietoja toimitetaan hakulomakkeella, sähköpostilla, puhelimitse tai tekstiviestitse. Lisäksi saamme tietoja sähköisellä hakulomakkeella oman verkkosivustomme ja asuntojen markkinoinnissa käytettyjen verkkosivustojen kautta. Kaikkia näitä voidaan tallentaa.

Verkkosivustomme kävijätiedot tallentuvat Google Analytics palveluun.

Vuokra-asunnon hakijan, henkilötakaajan ja vuokralaisen luottotiedot tarkistetaan luottotietotoimintaa harjoittavan tahon ylläpitämästä luottotieto- tai ulosottorekisteristä.

KELA toimittaa meille asumistukitietoja. Jos vuokralaisen valinnassa ja vuokrasuhteen hoidossa käytetään välitysliikettä, henkilötiedot saadaan välitysliikkeeltä. Väestörekisterikeskukselta saamme omistamiemme asuntojen asukastiedot (nimet ja syntymäajat, sekä muuttopäivämäärä).

Kun ostamme uuden vuokra-asunnon tai kokonaisen kiinteistön, saamme myyjältä vuokralaisten ja asukkaiden tiedot.

7. Tietojen luovuttaminen

Rekistereihin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Vuokralaisen nimi ja yhteystiedot sekä vuokrasuhdetta koskevat tiedot voidaan luovuttaa isännöimiemme taloyhtiöiden asukasluetteloon.

Parnassia Oy:n myydessä omistamansa huoneiston tai kiinteistön, sen asukkaiden ja vuokralaisten voimassa olevat tiedot luovutetaan vuokratalon tai -asunnon ostajalle.

Henkilötietoja käsittelee lukuumme seuraavat palveluntarjoajat: Pacioli Ab (kirjanpito), Nebula Oy (sähköpostipalvelin), Microsoft Oy (ohjelmisto- ja pilvipalvelut) ja Sitelogic Oy (verkkosivuston ylläpito). Kaikkien ulkopuolisten henkilötietojen käsittelijöiden osalta olemme varmistaneet, että ne noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

8. Henkilötietojen säilytysaika (sekä manuaalinen että sähköinen aineisto)
– Vuokrahakemukset ja niihin liittyvä muu materiaali, kuten kirjeenvaihto: säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista vuokralaisen valintaa ja sitä mahdollisesti koskevia oikeudellisia toimenpiteitä varten.
– Vuokrasopimukset ja muu vuokrasuhteeseen ja sen hoitoon liittyvä olennainen materiaali ja tiedot, kuten kirjeenvaihto, reklamaatiot, perintään liittyvät asiakirjat, valokuvat jne.: kymmenen (10) vuotta vuokrasuhteen päättymisestä.
– Kirjanpitoaineisto (vuokrareskontra, laskut, tiliotteet jne.): kirjanpitolain ja verolainsäädännön mukaisesti
– Markkinointitarkoituksiin kerätty tieto: lähtökohtaisesti kaksi (2) vuotta

9. Automaattinen tietojen käsittely
Emme tee henkilötietojen perusteella täysin automaattista päätöksentekoa. Markkinointitarkoituksissa saatamme kuitenkin luokitella asiakkaita automaattisesti joidenkin ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella. Luokittelu ei kuitenkaan johda automaattisesti oikeudellisiin tai vastaaviin vaikutuksiin rekisteröidyille.

10. Tietojen suojaaminen
Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä kunnioittaen ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ne, jotka tarvitsevat tietoja omien tehtäviensä hoitamiseksi.

Sähköisiin järjestelmiin tallennetut tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot. Paperille tulostettuja asiakirjoja säilytetään niin, etteivät ulkopuoliset pääse niihin käsiksi.

11. Evästeet
Verkkosivustollamme käytetään evästeitä sivuston ja palvelujemme kehittämistä varten. Evästeet tallentuvat sivustolla vierailevan henkilön käyttämälle laitteelle. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:
– Käynnin ajankohta
– Käyttäjän maantieteellinen sijainti
– Käytetty laite ja selain
– Käynnin kesto
– Vierailtu sivu tai sivut

Kaikki evästeiden avulla kerätty tieto on anonyymiä, eli sen avulla ei voi selvittää käyttäjän henkilöllisyyttä. Selaimet yleensä hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta niiden käytön voi kieltää selaimen asetuksista milloin tahansa.

12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot sekä vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai poistamista. Rekisteröidyn tiedot voidaan poistaa rekisteröidyn vaatimuksesta, ellei tietojen käsittelylle ole enää lainmukaista perustetta.

Tietojen tarkistamista tai oikaisemista koskevat pyynnöt täytyy esittää rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Tietojen tarkistaminen ja oikaisun vaatiminen on maksutonta.
Joissain tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa käytön rajoittamista. Rekisteröidyllä on mahdollisuus kieltää tietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.

Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn siltä osin kuin käsittely perustuu kyseiseen suostumukseen.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa siirtoa jonkin toisen rekisterinpitäjän haltuun konekielisessä muodossa, jos se on teknisesti mahdollista ja tietoturvallisesti toteutettavissa. Siirrettävien tietojen tulee olla rekisterinpitäjän hallussa henkilön suostumuksen tai sopimussuhteen nojalla.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus rekisterinpitäjän toiminnasta valvontaviranomaiselle. Tietosuoja-asetuksen mukaisena valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu.